Ditulis oleh Ita Apriani

1. Bagi Proyek ke Dalam Beberapa Tahapan

Transformasi pembagian proyek ke dalam beberapa tahapan, dapat disebut dalam kontrak sebagai kemajuan proyek, memungkinkan untuk melakukan perkiraan yang lebih akurat dan fleksibilitas yang lebih baik.Bagian Kontrak yang

2. Lebih Besar

Kadang-kadang, dalam kasus transformasi bisnis skala besar, memperpanjang kontrak dengan penyedia tunggal outsourcing adalah pilihan yang paling logis. Tetapi ketika Anda menandatangani kesepakatan tersebut, menjadi masuk akal untuk kemudian struktur hubungan menjadi lebih kecil, lebih pendek, dengan serangkaian kecil “kontrak” dalam skala besar.

3. Mengembangkan Kontrak yang Solid

Bagaimanapun ukuran sebuah proyek, sebuah kontrak yang solid harus selalu memaparkan penguraian tugas, tanggung jawab dan struktur pembayaran yang jelas.

4. Merangkul Fleksibilitas

Sebuah pendekatan yang fleksibel sumber daya akan memungkinkan organisasi memilih pemasok terbaik ketika kemudian proyek-proyek baru atau jasa dibutuhkan.

5. Membangun Kebijakan

Sebuah model kebijakan yang kuat harus ditempatkan untuk memastikan komitmen terpenuhi dan penyedia layanan melakukan pengelolaan secara efektif.

6. Pertimbangkan Sumber

Banyak ahli menyetujui bahwa pada umumnya penyedia tunggal bekerja lebih baik daripada model multisourcing untuk skala besar. Perusahaan harus mempertimbangkan ukuran/kapasitas penyedia, prioritas proyek dalam keseluruhan alur kerja vendor, dan kemudahan dalam mengakses dukungan.

7. Garis Besar Proses

Hati-hati meninjau dan memetakan proses sebelum melakukan outsourcing dari vendor. Buat diagram untuk setiap proses dalam organisasi dan habiskan waktu dengan vendor untuk menjawab pertanyaan seperti kapan dan di mana handoffs akan terjadi.

8. Pertahankan Kepemilikan

Organisasi harus berhati-hati untuk mempertahankan kepemilikan arah strategis mereka untuk TI, sementara penyedia outsourcing berfungsi sebagai fasilitator dan memberikan kontribusi praktik terbaik. Dan hati-hati meninjau proses internal sebelum menyerahkannya kepada perusahaan outsourcing.

9. Jaga Ketercukupan Staf

Pastikan bahwa Anda memiliki cukup in-house staf untuk mengelola hubungan outsourcing. Tanpa staf yang cukup untuk berfokus pada hubungan, serta menjaga layanan in-house, rincian penting dapat diabaikan, layanan terganggu dan tenggat waktu tidak terjawab.

10. Pertimbangkan Vested Outsourcing

Ada banyak risiko yang dapat terjadi dalam usaha untuk terus mencoba mendapatkan harga yang lebih rendah dari penyedia outsourcing. Layanan menjadi tidak maksimal dan sisanya penyedia akan mencari cara untuk menutup peluang diskon selama umur kontrak outsourcing. Dalam vested outsourcing, penyedia menentukan bagaimana mereka dapat menerapkan proses, teknologi dan kemampuan terbaik yang akan mendorong nilai bagi pelanggan mereka. Para pelanggan, pada gilirannya, setuju untuk mengijinkan penyedia layanan untuk mendapatkan keuntungan tambahan.

11. Meninjau Ulang Kontrak

Kontrak restrukturisasi, yang meliputi pembaharuan, negosiasi ulang atau perluasan dari kontrak yang ada. Apakah itu karena alasan ekonomi, merger dan akuisisi atau mengubah kebutuhan bisnis, kontrak harus ditinjau ulang secara periodik untuk memastikan vendor tetap memenuhi sasaran-sasaran strategis jangka panjang dari bisnis Anda.